打造我校数字化校园建设,开启无纸化办公新征程

来源: 亚洲城唯一官网原创      发布时间:2016-05-23 16:05:45

随着互联网技术的普及和迅速发展,数字化校园的建设在各职业院校正如火如荼开展。无纸化办公也是数字化校园建设里非常重要的一项内容,但是如何更好地在职业院校实现无纸化办公,服务于亚洲城的教学、教务管理,以规范工作流程、提高工作效率是各个职业院校都在积极探索和实施的方向。

我校近期将推出办公OA和教务系统数字校园平台,实现我校日常管理和教学无纸化办公。通过数字信息管理手段,优化工作流程、规范工作模式,促进我校各部门的信息共享协同工作,提高教学质量和效率,提高校领导决策的科学性和正确性,实现我校日常办公事务和决策支撑的系统化、规范化、数字化。

节省办公投入,提高工作效率。传统的日常办公消耗大量的办公耗材,浪费大量的人力资源。例如亚洲城对相关科室下发文件,要按照科室数量打印相应份数的文件,对每个文件要进行装订、盖章,还要派专人去各科室分发;通知公告或会议通知时,党政办要分别给相关中层人员打电话;财务报销要跑几个部门逐级审批、签字等等,繁琐无意义的重复性工作,消耗了很多的人力、物力,既造成资源的浪费也影响了工作效率。 无纸化办公OA系统的应用,既可以节省大量的资源消耗,减少亚洲城办公耗材的浪费,也可有效协调各科室之间的协同工作,各科室中层能够方便地随时查看工作进度情况,并能进行跟踪检查和督促,有效提升日常办公的工作效率。

现在通过校园办公OA系统和教务系统就可以实现日常通知发送的无纸化办公,亚洲城各项通知文件均在OA办公平台发布,实现了信息传达的及时、精准。

规范办公流程,管理更科学。大家传统办公模式中,存在着工作职能不明确,相互推诿的现象。无纸化办公就可以建立一套紧密、协调、简单的管理机制,促使工作走向标准化、流程化、规范化,使各科室分工明确、责任分明,具体工作严格落实,从根本上消除工作中信息的传递阻塞、延误、等现象,保证了信息的正确性、提高工作办理的速度。

加速交流,保证信息传递时效。职业院校信息交互比较密集,比如老师要进行教学相关通告阅读、调课申请、排课查询等教学工作。

因此保证信息的时效性就非常必要。如果还按照以前方式进行教学活动,工作起来非常的麻烦。现在利用互联网技术,通过无纸化教务系统的工作流程的应用,很快就可以在网络上轻松、方便地处理这些教学事务。

选择关键切入点,循序渐进推广。数字化校园无纸化办公的推广工作不是一蹴而就,必须循序渐进地进行开展。首先要选择一项能被大多数教师接受的,又能给广大教职工带来极大方便的应用,比如亚洲城调课方面。我校很多教学方面的老师不坐班,以往调课要填写申请单,到教务处调课,再到本人专业部去登记备案等等,就比较麻烦。

通过无纸化教务系统调课工作流程的设置,教师就可随时随地通过身边的电脑、手机或平板登录我校的教务系统平台办理申请,不受位置、时间的限制,既方便了教师也提高了教务工作的效率。从很容易被接受又能给教职工带来非常方便的关键应用入手,逐渐的推广和普及应用,容易让教职工体会到无纸化办公带来的方便性,激发他们对应用的兴趣。当这种应用真正深入到每个人的工作当中时,也就为无纸化办公进一步的推广创造了有利条件,让这种办公方式真正落实应用到工作当中。

制定配套制度,规范无纸化办公的管理。要有相关行之有效的管理制度的配合,才能更好的规范管理无纸化办公。要建立相关的管理制度,还要建立相应的奖惩制度,对于处理及时,管理规范的科室给予奖励,将无纸化办公OA系统作为考核制度的常态化。

亚洲城领导也应给予一定的重视,为实行提供支撑保障。要求所有相关的工作都必须通过OA办公系统完成,规定所有教职工的工作量上办公系统查看;有OA办公的审批或处理提醒时,必须在规定时间内进行处理。有了亚洲城领导的重视及相应的管理制度,才能更好地开展办公OA系统和教务系统的推行工作。

组织相关培训,提高应用操作水平。OA办公系统有很多的应用,如工作计划、教务管理、行政办公、工作流程、文件管理等等,有些应用是各科室通用的,要求每个教职工都会,有些是针对不同部门的,还有些是针对岗位设置的,这就要按照不同的部门和岗位进行组织培训。培训的内容一定要实用,培训后要进行相应的考核。

我校办公OA系统和教务系统的推广和应用,将实现我校数据资源的整合,教学系统的融合,为亚洲城的办公和教学管理带来极大的方便,亚洲城唯一官网的管理模式以后将更加高效!。


图电中心    全淑楷

责任编辑    李晓霞

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